PAID MEAL COLLECTION POLICY
FOR FOOD SERVICE
HOW TO PAY
Parents have two ways to pay for their child’s meals:
1) Parents may set-up an online account with School Café at www.schoolcafe.com
a) Parents will be able to make payments using a credit card or debit card.
b) Parents will be able to set-up automatic payments and see student balances.
There is a fee of $2.95 for using the School Café website. This is a fee charged by the website company for the use of the program. That fee is not given to the school or nutrition program.
2) Parents may pay student meals by providing the school office manager with a personal check, money order or cashier’s check. Cash payments will not be allowed.
**Please make the check payable to Schools in Action and not the school.
COLLECTION PROCEDURE
There are two methods of payment for meals: prepayment and post-billing. Students who pay full price or a reduced price for their meals have the option of paying on a weekly, monthly or annual basis.
If a student is charging their meal, the meal server or designee logs the charged meal on that student’s account on the meal program software at the time the meal is being taken by the student. At the end of the month, all parents receive letters whose children have outstanding balances that are unpaid, or whose positive balances are low. Parents may also receive a phone call from a nutrition program staff member and/or a school staff member reminding about their child(ren)’s balance and encouraging them to make a payment or apply for free or reduced meals.
It is the parents responsibility to ensure that their child(ren)have a sufficient balance in their meal account. However, in order to encourage all of our students to eat a healthy, balanced meal at a reduced cost, students can charge up to $50. If the student reaches a negative balance of $50, the student will be denied a school meal. If there are any left over meals, the student may be provided a meal; however, it is the parent’s responsibility to ensure that their child(ren) have a healthy meal available. Parents of students who reach the $50 threshold will receive a phone call from the school informing them that their child(ren) has reached the limit and will be unable to continue participating in the meal program until a payment has been made by the parent.
Families that are unable to pay for their student’s meals, are encouraged to fill out a lunch application to see if they might qualify for federal assistance. Families can request the lunch applications in the main office at any time of the year.
PREPAYMENT
1) Parents will have the ability to prepay their child’s account on School Café using a credit or debit card.
2) Students have the ability to prepay with check, money order or cashier’s check for their meals before school begins each morning. Parents or students can turn in the prepayment to the Office Manager, and the Office Manager will track it on the meal program software under the student’s record.
POST-BILLING
Schools in Action (our meal management company) will send out balance reminders monthly for any outstanding balances. The Office Manager will continue to encourage families who have not submitted a lunch application to submit one.
EXCESS BALANCES
Families who have a positive balance in the student’s paid meals account will be notified by Schools in Action before the end of the year. The parents can opt to either carry the balance over to the following year, or receive a refund for the excess balance. If a refund is elected, Schools in Action will mail a check home.
DELINQUENT DEBT
When meal charges continue to go unpaid, parents are contacted by phone and/or mailed a letter from the Schools in Action and/or Learning by Design Charter School.
If after sending out the post-billing notices families are still not submitting payment, the Office Manager will follow up with phone calls or set up meetings to determine why families are not paying and come up with a payment plan, if needed. The payment plans will take into account the family’s financial circumstances and be reasonable in terms of amounts and timeline. The payment plan will be signed by the family and the Office Manager. Families would pay the payments on the payment plan to the Office Manager.
CONTACT INFO
If you have any questions in regards to this policy, please contact us at 323-903-5712 or email us at info@lbdschools.org.
In accordance with Federal civil rights law and U.S. Department of Agriculture (USDA) civil rights regulations and policies, the USDA, its Agencies, offices, and employees, and institutions participating in or administering USDA programs are prohibited from discriminating based on race, color, national origin, sex, disability, age, or reprisal or retaliation for prior civil rights activity in any program or activity conducted or funded by USDA.
Persons with disabilities who require alternative means of communication for program information (e.g., Braille, large print, audiotape, American Sign Language, etc.) should contact the Agency (State or local) where they applied for benefits. Individuals who are deaf, hard of hearing or have speech disabilities may contact USDA through the Federal Relay Service at (800) 877-8339. Additionally, program information may be made available in languages other than English.
To file a program complaint of discrimination, complete the USDA Program Discrimination Complaint Form, AD-3027, found online at
http://www.ascr.usda.gov/complaint_filing_cust.html, and at any USDA office, or write a letter addressed to USDA and provide in the letter all of the information requested in the form. To request a copy of the complaint form, call (866) 632-9992. Submit your completed form or letter to USDA by: (1) mail: U.S. Department of Agriculture, Office of the Assistant Secretary for Civil Rights, 1400 Independence Avenue, SW, Washington, D.C. 20250-9410; (2) fax: (202) 690-7442; or (3) email: program.intake@usda.gov.
This institution is an equal opportunity provider
POLÍTICA DE RECAUDACIÓN DE COMIDAS PARA EL SERVICIO DE ALIMENTACIÓN
CÓMO PAGAR
Los padres tienen dos formas de pagar las comidas de sus hijos:
1) Los padres pueden establecer una cuenta en línea con School Café en www.schoolcafe.com
a) Los padres podrán realizar pagos utilizando una tarjeta de crédito o tarjeta de débito.
b) Los padres podrán establecer pagos automáticos y ver los saldos de los estudiantes.
Hay un cobro de $2.95 por usar el sistema electrónico, SchoolCafe. El sistema electrónico cobra esta cantidad para usar su servicio. Este dinero no se le da a la escuela.
2) Los padres pueden pagar las comidas de los estudiantes proporcionando a la Gerente de la Oficina un cheque personal, giro postal o cheque de caja. No se permitirán pagos en efectivo.
**El cheque deberá ser escrito para Schools in Action, y no a la escuela.
PROCEDIMIENTO DE COBRO
Hay dos métodos de pago para las comidas: prepago y post-facturación. Los estudiantes que pagan el precio completo o un precio reducido por sus comidas tienen la opción de pagar en forma semanal, mensual o anual.
Si un estudiante está cargando su comida, el servidor de comida o la persona designada, registrara la comida cargada en la cuenta de ese estudiante en el programa de comida en el momento en que el estudiante toma la comida. Los padres también pueden recibir una llamada telefónica de un miembro del personal del programa de nutrición y/o un miembro del personal de la escuela para recordarles el saldo de sus hijos y animarlos a hacer un pago o solicitar comidas gratis o reducidas.
Es responsabilidad de los padres asegurarse de que sus hijos tengan un saldo suficiente en su cuenta de comidas. Sin embargo, para alentar a todos nuestros estudiantes a comer una comida sana y equilibrada a un costo reducido, los estudiantes pueden cobrar hasta $50. Si el estudiante alcanza un saldo negativo de $50, se le negará una comida escolar. Si queda algo de comida, se le puede proporcionar una comida al estudiante pero no es garantizado. Es responsabilidad de los padres asegurarse de que sus hijos tengan una comida saludable disponible. Los padres de estudiantes que alcanzan el saldo negativo de $50 recibirán una llamada telefónica de la escuela informándoles que sus hijos han alcanzado el límite y no podrán continuar participando en el programa de comidas hasta que los padres hayan realizado un pago.
Las familias que no pueden pagar las comidas de sus estudiantes, se les anima a llenar una solicitud de almuerzo para ver si pueden calificar para asistencia federal. Las familias pueden solicitar las solicitudes de almuerzo en la oficina principal en cualquier día del año escolar.
PREPAGO
1) Los padres tendrán la posibilidad de pagar por adelantado la cuenta de sus hijos en School Café con una tarjeta de crédito o débito.
2) Los estudiantes tienen la posibilidad de prepagar con cheque, giro postal o cheque de caja para sus comidas antes de que comiencen las clases cada mañana o después de escuela. Los padres o estudiantes pueden entregar el pago por adelantado a la Gerente de Oficina, y la Gerente de Oficina lo rastreará en el programa de comidas que se encuentra debajo del registro del estudiante.
POST-FACTURACIÓN
Schools in Action (nuestra compañía de administración de comidas) enviará facturas mensualmente y/o al final del semestre por cualquier saldo pendiente. La Gerente de Oficina continuará alentando a las familias que no hayan presentado una solicitud de almuerzo a enviar una.
EXCESO DE SALDOS
Las familias que tienen un saldo positivo en la cuenta de alimentos pagados del estudiante serán notificadas por Schools in Action antes de fin de año. Los padres pueden optar por llevar el saldo al año siguiente o recibir un reembolso por el saldo en exceso. Si se elige un reembolso, Schools in Action enviará un cheque a casa.
DEUDA DELINCUENTE
Cuando los cargos por comida continúan sin pagar, se contacta a los padres por teléfono y/o se les envía una carta por correo desde Schools in Action y/o Learning by Design Charter School.
Si después de enviar los avisos posteriores a la facturación, las familias aún no envían el pago, la Gerente de Oficina hará un seguimiento con las llamadas telefónicas o las reuniones para determinar por qué las familias no pagan y elaborar un plan de pago, si es necesario. Los planes de pago tendrán en cuenta las circunstancias financieras de la familia y serán razonables en términos de montos y cronograma. El plan de pago será firmado por la familia y la Gerente de Oficina. Las familias pagarían los pagos en el plan de pago a la Gerente de Oficina.
INFORMACIÓN DE CONTACTO
Si tiene alguna pregunta con respecto a esta política, comuníquese con Karolina Ramon, la Gerente de Oficina al 323-903-5712 o kramon@lbdschools.org
De conformidad con la Ley Federal de Derechos Civiles y los reglamentos y políticas de derechos civiles del Departamento de Agricultura de los EE. UU. (USDA, por sus siglas en inglés), se prohíbe que el USDA, sus agencias, oficinas, empleados e instituciones que participan o administran programas del USDA discriminen sobre la base de raza, color, nacionalidad, sexo, credo religioso, discapacidad, edad, creencias políticas, o en represalia o venganza por actividades previas de derechos civiles en algún programa o actividad realizados o financiados por el USDA.
Las personas con discapacidades que necesiten medios alternativos para la comunicación de la información del programa (por ejemplo, sistema Braille, letras grandes, cintas de audio, lenguaje de señas americano, etc.), deben ponerse en contacto con la agencia (estatal o local) en la que solicitaron los beneficios. Las personas sordas, con dificultades de audición o con discapacidades del habla pueden comunicarse con el USDA por medio del Federal Relay Service [Servicio Federal de Retransmisión] llamando al (800) 877-8339. Además, la información del programa se puede proporcionar en otros idiomas.
Para presentar una denuncia de discriminación, complete el Formulario de Denuncia de Discriminación del Programa del USDA, (AD-3027) que está disponible en línea en: How to File a Complaint. y en cualquier oficina del USDA, o bien escriba una carta dirigida al USDA e incluya en la carta toda la información solicitada en el formulario. Para solicitar una copia del formulario de denuncia, llame al (866) 632-9992. Haga llegar su formulario lleno o carta al USDA por: (1)correo: U.S. Department of Agriculture, Office of the Assistant Secretary for Civil Rights,1400 Independence Avenue, SW,Washington, D.C. 20250-9410; (2) fax: (202) 690-7442; o (3) correo electrónico: program.intake@usda.gov.
Esta institución es un proveedor de igualdad de oportunidades